IMS logo - klik for at gå til forsiden

Vi arbejder hele tiden på ny udvikling af vores software

Nyheder

Import- og konverteringsværktøjer til IMS Arkiv og Personale

Import og konvertering af eksisterede dokumenter til IMS Arkiv eller Personale, kan være en besværlig affære hvis hvert enkelt dokument skal arkiveres i systemerne på ny.

Ofte vil skolen være interesseret at i få især dokumenter, der indeholder persondata, indlæst i vores elektroniske arkivløsninger for at kunne overholde persondataforordningen. Derfor har vi udarbejdet et sæt standard værktøjer som kan bruges til automatisk at importere og oprette dokumenter i systemerne, uanset om de er på elektronisk format eller på papir.

Vi kan tilbyde følgende værktøjer til automatisk importere og konvertering af dokumenter:

  1. Ansøgningsbilag fra Optagelse.dk til IMS Arkiv
  2. Ansøgningsbilag Fra SIS til IMS Arkiv
  3. Elevdokumenter Fra EASY fil arkiv til IMS Arkiv
  4. Dokumenter Fra EASY fil arkiv til IMS Personale
  5. Personaledokumenter fra Stifindermapper til IMS Personale eller Arkiv
  6. Automatisk scanning af papirdokumenter direkte til IMS Arkiv eller Personales arkivsager
  7. Importkonvertering af elektroniske dokumenter fra andre ESDH systemer

Vores forskellige importværktøjer sparer skolen rigtig meget tid og ressourcer. Samtidig opnår man at alle importerede dokumenter ligger korrekt og sikkert placeret i det nye arkivsystem.

Kontakt os på This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. eller telefon 2449 9973 for mere information om vores værktøjer til automatisk dokumentimport.

IMS forholder sig til persondatalovgivningen med databehandler aftaler

Både den nuværende persondatalov og den kommende EU Persondataforordning, fastsætter at en dataejer er ansvarlig for at der laves databehandleraftaler for persondata. Dataejeren skal indgå aftalerne med alle databehandlervirksomheder, som har adgang til persondata hos dataejeren.

Hver gang vi hos IMS opgraderer eller servicerer en af vores kunders IMS systemer, er der tale om at IMS er databehandler for skolen. Vi vil derfor i den kommende tid opfordre og vejlede vores kunder om hvordan vi sammen får udarbejdet, og indgået en tilstrækkelig aftale så lovgivningen overholdes. Det vil vi gøre fordi både skolerne og vi er ansvarlige for at EU Persondataforordningen overholdes på netop dette punkt, når den træder i kraft i maj måned 2018.

For de af vores kunder som også har deres IMS system kørende i vores driftscenter, vil vi også løbende sende dem en revisorerklæring for driftscenteret. Sådan en udarbejdes hvert år bagud og erklæringen hedder RS3402.

Vi fortalte i vores sidste nyhedsbrev om det nye samarbejde med Uddata, der arbejder på et nyt afløser system for EASY, UDDATA+. Siden da er det gået stærkt med at integrere UDDATA+ til vores Digitale Post og Arkiv løsning, så de fælles kunder kan få maksimal nytte af alle systemerne.

I praksis har vi igangsat to vigtige aktiviteter:

  • Test af IMS DigitalPost og Arkiv som dokumenthåndtering for UDDATA+ hos udvalgte skoler. Denne test forventer vi at gennemføre i løbet af efteråret så vi kan have en integrationen på plads når UDDATA+ er klar.
  • Gennemførelse af testworkshop for afklaring og håndtering af personfølsomme dokumenter i IMS DigitalPost og Arkiv. Gennem workshopforløb hos udvalgte kunder, vil vi i praksis teste IMS nye koncept for afdækning af persondata og håndteringen af dem i forhold til EU Persondataforordningen.

IMS Personale

Elektronisk arkiv til personalesager, der overholder persondatareglerne.

Det siger vores kunder om
IMS Personale

IMS FakturaFlow

Elektronisk fakturagodkendelse, der sparer på ressourcerne.

Det siger vores kunder om
IMS FakturaFlow

IMS Arkiv

Elektronisk dokumenthåndtering og arkivering, der giver overblik.

Det siger vores kunder om
IMS Arkiv

IMS DigitalPost

Digitalt postsystem, der gør postforsendelsen billig og effektiv.

Det siger vores kunder om
IMS DigitalPost