En flytning blev for Aarhus Maskinmesterskole startskuddet på en overgang fra tunge ringbind til et digitalt arkiv i IMS Case, der giver overblik og sikrer smidig sagsbehandling på tværs af kolleger.
Tilbage i 2014 stod Aarhus Maskinmesterskole over for en stor flytning, og med den opstod behovet for at tage afsked med det gamle papirarkiv. Beslutningen om at digitalisere arkivet blev starten på et mangeårigt samarbejde med IMS om løsningerne IMS Case og IMS DigitalPost. Et samarbejde, der hurtigt viste sig at give pote, da skolen kort tid efter flytningen fik vokseværk.
“Vi havde papirarkiver på hver studerende, og da vi skulle flytte, tænkte vi “nu digitaliserer vi det hele, inden vi flytter”. Det var en god investering, for dengang havde vi omkring 300 studerende, og i dag er vi oppe på 1000,” fortæller administrationschef Simon Rasmussen.
Selvom digitaliseringen var et omfattende projekt, er arbejdet godt givet ud ifølge Simon Rasmussen. Det lagde nemlig fundamentet for det effektive og skalerbare system, der i dag udgør rygraden af skolens digitale sagsbehandling og dokumenthåndtering.
Selvom mange dokumenter ifølge administrationschefen aldrig ses igen efter arkivering, er det afgørende, at de ligger, hvor de skal – især når sager genoptages.
Det samlede overblik i IMS Case gør det ikke kun lettere at følge en sag til dørs. Det gør det også muligt for flere medarbejdere at arbejde sammen om den samme sag, når behovet opstår.
Som Simon Rasmussen forklarer: “En tager på ferie, en anden skal gøre det færdigt. Så er det jo ret vigtigt, at vi ikke bare har det liggende i vores egen mailindbakke eller på vores skrivebord.“
På den måde fungerer IMS Case som en fælles hukommelse for administrationen, hvor alt ligger trygt og tilgængeligt, og hvor sager aldrig går i stå, bare fordi en kollega er syg, på ferie eller har givet stafetten videre midt i et forløb. Det skaber kontinuitet og fleksibilitet for det administrative team, både internt og i mødet med de studerende.