Fra papirmapper til fælles digital hukommelse på Aarhus Maskinmesterskole
En flytning blev for Aarhus Maskinmesterskole startskuddet på en overgang fra tunge ringbind til et digitalt arkiv i IMS Case, der giver overblik og sikrer smidig sagsbehandling på tværs af kolleger.
Ny virkelighed krævede et nyt system
Tilbage i 2014 stod Aarhus Maskinmesterskole over for en stor flytning, og med den opstod behovet for at tage afsked med det gamle papirarkiv. Beslutningen om at digitalisere arkivet blev starten på et mangeårigt samarbejde med IMS om løsningerne IMS Case og IMS DigitalPost. Et samarbejde, der hurtigt viste sig at give pote, da skolen kort tid efter flytningen fik vokseværk.
“Vi havde papirarkiver på hver studerende, og da vi skulle flytte, tænkte vi “nu digitaliserer vi det hele, inden vi flytter”. Det var en god investering, for dengang havde vi omkring 300 studerende, og i dag er vi oppe på 1000,” fortæller administrationschef Simon Rasmussen.
Selvom digitaliseringen var et omfattende projekt, er arbejdet godt givet ud ifølge Simon Rasmussen. Det lagde nemlig fundamentet for det effektive og skalerbare system, der i dag udgør rygraden af skolens digitale sagsbehandling og dokumenthåndtering.
Et klik tilbage i historikken
Selvom mange dokumenter ifølge administrationschefen aldrig ses igen efter arkivering, er det afgørende, at de ligger, hvor de skal – især når sager genoptages.
“Når der er en studerende, der klager eller spørger ind til en sag, kan man løbe hele sagsgangen igennem og se noter, mails og dokumenter. Der viser systemet virkelig sin styrke.”
IMS Case gør det altså let at finde tilbage i historikken og dokumentere, hvad der er blevet sendt og modtaget i IMS DigitalPost – lige fra optagelsesbreve til lægeerklæringer og meritansøgninger. Det giver både gennemsigtighed i processen og ro i maven for administrationen, der hurtigt kan finde svar. Og ikke mindst oplever de studerende en klar og veldokumenteret sagsbehandling.
Når flere kan tage over – uden at starte forfra
Det samlede overblik i IMS Case gør det ikke kun lettere at følge en sag til dørs. Det gør det også muligt for flere medarbejdere at arbejde sammen om den samme sag, når behovet opstår.
Som Simon Rasmussen forklarer: “En tager på ferie, en anden skal gøre det færdigt. Så er det jo ret vigtigt, at vi ikke bare har det liggende i vores egen mailindbakke eller på vores skrivebord.“
På den måde fungerer IMS Case som en fælles hukommelse for administrationen, hvor alt ligger trygt og tilgængeligt, og hvor sager aldrig går i stå, bare fordi en kollega er syg, på ferie eller har givet stafetten videre midt i et forløb. Det skaber kontinuitet og fleksibilitet for det administrative team, både internt og i mødet med de studerende.
Mangler du et også system, der kan samle alt ét sted, så sager ikke går i stå, bare fordi en kollega er væk?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan gøre din dokumenthåndtering lige så enkel og effektiv som hos Aarhus Maskinmesterskole. Udfyld blot kontaktformularen her, så giver vi dig et kald.
