FGU Midtjylland har fundet ro i en løsning, der både sparer tid og skaber sikkerhed
Da FGU Midtjylland skulle effektivisere deres håndtering af dokumenter og digital post efter en fusionering, faldt valget på IMS. I dag er IMS Case og IMS DigitalPost en integreret del af administrationens hverdag.
Et nyt setup efter fusionen
Spoler man tiden tilbage til 2019, var FGU Midtjylland en nyligt fusioneret skole. Det betød blandt andet, at en række systemer skulle samles og ensrettes på tværs af organisationen.
Særligt arkivsystemet og den digitale posthåndtering krævede en ny, sikker løsning – både for at leve op til de stigende krav til GDPR og for at lette de administrative arbejdsgange.
Flere løsninger blev undersøgt, men særligt to behov gjorde, at valget faldt på IMS. “Det var integrationen mellem IMS Case og IMS DigitalPost, som var interessant – og så det at have et arkivsystem, som var sikkert,” fortæller skolens HR- og økonomichef, Niels Dueholm.
Med IMS fik skolen hermed en løsning, der både skabte tryghed omkring deres datasikkerhed og gjorde hverdagen lettere for administrationen. Og processen fra første dialog med IMS til den færdige implementering var hurtig og effektiv, erindrer Niels Dueholm: “Der gik ikke længe, før vi kunne tage løsningen i brug. To-tre måneder, så var vi oppe at køre.”
Sikkerhed frem for alt
Spørger man HR- og økonomichefen, hvad der vejer tungest for det administrative team, er svaret klart: “Det med, at vi har fuldstændig sikkerhed for vores data, er det vigtigste. Og det har vi,” siger han.
Som eksempel peger han på, at deres sagsmapper i IMS Case oprettes på baggrund af elevernes CPR-nummer, hvilket sikrer, at dokumenter arkiveres på den rette elev – og samles ét sted.
Med elevens navn koblet på CPR-nummeret er det ovenikøbet lettere for medarbejderne at dobbelttjekke, at den digitale post, de sender, havner hos den rette modtager. Og netop det er ifølge Niels Dueholm helt essentielt i behandlingen af følsomme oplysninger.
Desuden fremhæver han, at administrationen altid får dokumentation for deres afsendte post i IMS DigitalPost.
“Det er en rigtig fin løsning, at man får kvitteringer for, at vores post er blevet sendt, og modtagerne har fået det i deres digitale postkasse.”
For skolen skaber det ekstra sikkerhed og tryghed i den daglige håndtering af deres digitale kommunikation.
Automatisk arkivering giver tidsbesparelse og bedre overblik
Ikke nok med at skolens dokumenter og digitale post arkiveres sikkert, med integrationen mellem IMS Case og IMS DigitalPost arkiveres det også helt automatisk i den rette mappe.
"Digital post arkiveres af sig selv, hvilket fungerer rigtig godt. Derudover arkiveres posten på elevbasis, og det giver en stor besparelse tidsmæssigt i elevadministrationen.”
På den måde har IMS reduceret FGU Midtjyllands tidsforbrug på manuel sortering og således effektiviseret nogle væsentlige arbejdsgange for skolens administrative team.
Har du også brug for en løsning, der samler dokumenter og digital post ét sted – sikkert, effektivt og helt automatisk?
Lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan vi kan skabe samme tryghed, tidsbesparelse og overblik i din organisation, som vi har gjort hos FGU Midtjylland. Udfyld blot kontaktformularen her, så giver vi dig et kald.
