Når én person alene skal håndtere løn, økonomi og elevadministration på en skole med 250 elever, er det afgørende at kunne stole på, at de beskeder, man sender, faktisk når frem.
Det er hverdagen for Sascha Kjær Støckel, som er skolesekretær på Rønde Privatskole. Hun skal året igennem løbende sende invitationer, samtykkeerklæringer, rykkere, orienteringer og meget andet ud til elevernes forældre.
Førhen foregik al kommunikation via almindelig mail og papirpost – men det gav jævnligt problemer: en besked endte hos den forkerte, en forælders mailadresse var forældet, eller et brev gik tabt hos postbuddet. De kunne endda komme ud for, at to tredjedele af forældrene udeblev fra informationsmøder, fordi indkaldelsen kun var sendt ud på intranettet.
"Jeg var irriteret over, at folk ikke fik deres post. Jeg vidste, jeg havde sendt det, men jeg kunne ikke altid dokumentere det," fortæller Sascha Kjær Støckel.
Den frustration var afgørende, da skolen i 2022 valgte IMS DigitalPost – og løsningen er stadig en fast del af Saschas hverdag i dag.
Fakta om Rønde Privatskole
Kunde
Om skolen
Løsning
Bevis for hvad der er sendt og hvornår
I dag sender Rønde Privatskole al kommunikation, hvor det er vigtigt at kunne dokumentere levering, via IMS DigitalPost til forældrenes e-Boks. Det gælder blandt andet:
-
Invitationer til åbent skolemøde og de tilhørende samtykkeerklæringer til nye elever.
-
Bekræftelser på venteliste-optagelse.
-
Indkaldelser til PPR-møder og opfølgende papirer til kommunen, også på tværs af kommunegrænser.
-
Breve om uddannelsesparathed, når en elevs karaktergennemsnit eller udvikling gør, at eleven ikke vurderes klar til at fortsætte i uddannelsessystemet.
-
Opkrævninger og rykkere for skolepenge.
-
Vejledninger til at oprette sig på skolens intranet, som sendes til alle nye forældre ved skolestart.
-
Elevernes eksamensbeviser.
"Jeg ved, tingene er på plads. Jeg får informeret rettidigt, og jeg ved, de får informationen," forklarer Sascha Kjær Støckel. Hvis en forælder senere hævder aldrig at have modtaget et brev, kan hun gå ind i systemets arkiv og se, præcis hvornår det blev sendt samt en kvittering fra Digitaliseringsstyrelsen for, at det også er leveret.
Alt arkiveres automatisk i forbindelse med afsendelsen, og sletning sker efter de opbevaringsregler, Sascha sætter for hver brevtype – for eksempel seks måneder for én type og længere for en anden. Hun behøver dermed ikke selv holde styr på, hvornår gamle dokumenter skal slettes.
To forældre, samme besked – uden ekstra arbejde for Sascha
En stor del af værdien for Sascha ligger også i at kunne overholde skolens pligt til at orientere begge forældre, uanset om de bor sammen eller ej.
Tidligere kunne en forælder afvise at være ordentligt orienteret, fordi beskeden kun var landet hos den anden part på intra eller mail. I dag har Sascha dokumentation for, at begge forældre har modtaget nøjagtig den samme besked på samme tidspunkt – uden at skulle spørge forældrene, om de taler sammen, eller involvere sig i deres indbyrdes forhold.
100 nye forældre orienteret på tre minutter
På Rønde Privatskole får de nye elever og deres forældre ikke besked om, hvilken klasse eleven kommer i, før de starter på skolen. Det er en praksis, skolen længe har fulgt for at undgå, at der dannes negative fordomme om klassekammerater på forhånd.
"Især i de her mobiltider kan de hurtigt gå ind at stalke, hvem de skal gå i klasse med, og så har de bedømt dem, inden de overhovedet er startet," fortæller Sascha Kjær Støckel.
Til gengæld skal de ca. 100 nye forældre gerne hurtigt på skolens intranet, når de møder ind med deres barn på første skoledag. Tidligere kunne der gå op til en uge, før alle var kommet på, fordi de selv skulle navigere derind.
.png)
Nu pakker jeg bare alle forældrene i en fil via vores administrationssystem, og så sender jeg en vejledning via IMS DigitalPost til, hvordan forældrene kommer på intra. Det tager mig tre minutter, og så har jeg orienteret lige knap 100 forældre.
Fordi forældrenes CPR-numre samles i én fil, kan hun sende til alle på én gang, helt uden at modtagerne kan se hinandens oplysninger.
E-Boks giver beskeden mere vægt
Ud over at lette Saschas arbejde bruges IMS DigitalPost også til at hjælpe skolens lærere i sager, hvor det betyder noget, at beskeden bliver taget mere alvorligt.
Det gælder for eksempel breve om uddannelsesparathed. Tidligere kom sådan en besked ofte fra den enkelte lærer, som dermed stod alene med en potentielt svær samtale med forældrene. I dag sender administrationen den slags beskeder som digital post:
"Jeg synes, det virker bedre, at vi som institution sender det fælles. For når forældrene bliver informeret i e-Boks, så vejer det lidt mere tungt og bliver mere formelt end de der vedhæftede breve over intra eller en mail," siger Sascha Kjær Støckel.
Hvad IMS DigitalPost betyder for Rønde Privatskole
-
Forældrene til ca. 250 elever får post, indkaldelser og orienteringer sikkert og dokumenteret.
-
Begge forældre modtager samme information, uanset om de bor sammen.
-
Skolen kan dokumentere rettidig orientering, også når forældre ikke møder op.
-
Vejledning til skolens intranet når ud til ca. 100 nye forældre på få minutter.
-
Post arkiveres automatisk, og gamle dokumenter slettes automatisk efter faste regler – uden at Sascha behøver at holde styr på det.
