ZBC har anvendt IMS Case og IMS DigitalPost i over et årti – først i regi af tidligere institutioner og siden fusionen i 2017 som én samlet organisation. Ifølge administrativ koordinator Anli Tobiasen er det især været behovet for ordentlig arkivstruktur og kravet om dokumentation, der har været afgørende for valget af IMS.
“Man kan jo næsten ikke komme udenom, at hvis man taler GDPR, taler man også IMS Case. Det hænger bare unægteligt sammen,” siger hun og understreger, at IMS i dag spiller en central rolle i skolens arbejde med korrekt håndtering og sletning af følsomme oplysninger.
Siden implementeringen har ZBC løbende videreudviklet deres brug af IMS Case, i takt med at organisationen er blevet klogere på mulighederne: “Efterhånden som vi bliver bedre til at forstå det, bliver vi også bedre til at bruge det optimalt. Vi har mod på mere.”
Fakta om ZBC
Kunde
Om skolen
Løsning
.png)
Nye grupper bringes med ombord
Et konkret eksempel på den øgede anvendelse er ZBC’s psykologers nye setup i IMS Case. Tidligere arbejdede de med lokale filer i Word og Excel, men er nu flyttet over i et struktureret, lukket arkivmiljø i IMS Case med afgrænsede adgangsrettigheder – tilpasset de særlige krav, der gælder for arbejdet med følsomme personoplysninger.
“Vi har fået hjælp af IMS til at sætte det op for vores psykologer, og så har vi introduceret dem til at bruge det. De var meget høje – og det var vi faktisk også. Både over hvor nemt det var at få sat det op, hvor smart det er, og at vi kan holde arbejdet i et lukket system. Det har givet os blod på tanden, så nu vil vi gerne introducere det til flere faggrupper, så de også kan få gavn af det,” fortæller Anli Tobiasen.
Oplevelsen har givet motivation til at udbrede systemet til endnu flere faggrupper. Coaches, vejledere, skoleoplæringsinstruktører og andre medarbejdere med dokumentationspligt står nu for tur, og ifølge den administrative koordinator bruges den positive erfaring aktivt som løftestang: “Vi har noget håndgribeligt at vise – noget, der kan give en aha-oplevelse for andre.”
Færre klik og orden i mapperne
Bedre databeskyttelse og mulighed for bredere anvendelse er ikke de eneste gevinster ved IMS Case. Systemet gør det også nemmere at rydde op i deres data, minimere manuelle arbejdsgange og holde styr på, hvem der har ansvar for hvad.
.jpeg)
Det, jeg synes er fedest, er, at man ikke længere behøver at tænke over, hvad der skal slettes eller ryddes op. Med IMS Case kan man tildele rettigheder og lade ansvaret ligge de rette steder – i stedet for at det bliver håndholdt og ligger spredt på drev.
Selvom processen med at rydde op og udvide brugen stadig er i gang, ser Anli Tobiasen tydelige fordele: “Jo mere vi får styr på det, jo større bliver tidsbesparelsen.”
Derfor tøver hun heller ikke, når spørgsmålet falder på, om hun vil anbefale IMS til andre: “Ja, helt bestemt.”
Hvordan IMS gør en forskel for ZBC
- Følsomme personoplysninger fra psykologernes arbejde er samlet i ét lukket system i stedet for spredte Word- og Excel-filer.
- Automatisk styring af rettigheder og sletteregler reducerer det manuelle arbejde med at holde styr på, hvor data ligger, og hvornår det skal slettes.
- Opsætningen for psykologerne er blevet en model, som ZBC nu bruger til at introducere flere faggrupper – blandt andet skolens vejledere og coaches.
