HF&VUC Nord effektiviserer kommunikationen og styrker driften
Med IMS’ løsninger skærer HF&VUC Nord tidskrævende arbejdsgange væk, sikrer hurtigere svar til de studerende og opnår større sikkerhed i deres dokumenthåndtering.
Digitale værktøjer, der letter administrationen
HF&VUC Nord har arbejdet med IMS DigitalPost og IMS Case i en hel del år, og på mange måder er de to systemer i dag det faste omdrejningspunkt i skolens post- og dokumenthåndtering.
For skolens administration, hvor tid ofte er en knap ressource, har målet fra starten været klart: at frigive tid til kerneopgaver og samtidig sikre, at beskeder til de studerende bliver sendt og gemt korrekt. Derfor er det afgørende, at løsningen fungerer direkte i de systemer, medarbejderne allerede bruger.
Med IMS DigitalPost og IMS Case ligger opgaverne i dag i netop de systemer. Mails kan arkiveres direkte fra Outlook i IMS Case, så de automatisk bliver en del af skolens sager. Og når der skal sendes breve til de studerende, sker det direkte fra Ludus gennem IMS DigitalPost – uden ekstra trin eller unødige omveje.
For Tina Charlotte Hansen, der har sin daglige gang i skolens administration, gør løsningen posthåndteringen langt mere enkel:
“Det er jo 1000 gange nemmere bare at trykke på en knap, og så er det sendt afsted, end at vi skal stå at lave en masse manuelt arbejde.”
Kommunikation, der når de studerende på få sekunder
For de studerende betyder løsningen, at beskeder og påmindelser når frem langt hurtigere end før. Hvor et fysisk brev tidligere kunne tage flere dage, ligger kommunikationen nu i deres digitale postkasse på få sekunder.
Det gør særligt en forskel for skolens mange online-studerende, som hurtigt skal have besked, hvis de er bagud med afleveringer.
”Hvis vi skulle sende et fysisk brev, skulle vi jo regne med leveringstiden. Den er meget, meget længere end digital post. Så det var bare for at optimere, både i forhold til vores arbejdsmængde, men også i forhold til slutbrugeren – altså hvor hurtigt man kommer ud til dem,” forklarer Tina Charlotte Hansen.
Dermed sparer løsningen tid på to fronter: medarbejderne slipper for gentagne manuelle opgaver, og de studerende får hurtigere og mere pålidelig kommunikation.
Sikker drift og support, når det gælder
For Tina Charlotte Hansen er det mindst lige så vigtigt, at løsningen skaber tryghed i hverdagen. Når dokumenter sendes og arkiveres i systemet, er de altid placeret det rigtige sted, og der er sikkerhed for, at beskeder når frem til rette modtager:
”Når jeg sender noget afsted, så ved jeg, at det lander hos den rigtige. Der er ikke nogen breve, der strander i en postkasse, på posthuse eller bliver væk. Der kan virkelig ske mange fejl, når der er så mange trin i at få sendt post afsted,” fortæller hun.
Også på it-siden har løsningen vist sit værd. For Jess Nøhr Nielsen, der arbejder som IT-supporter, har især brugerstyringen været en gevinst: ”Efter vi fik implementeret SSO, som knytter vores brugerlogins til vores AD-login, har det kørt som smurt. Der er ikke længere de problemer, der var før med login.”
Og skulle der en sjælden gang opstå udfordringer, fremhæver han især IMS’ support som en styrke: ”Der er en god support ved jer, som i de fleste tilfælde løser issues samme dag.”
Med sikker dokumenthåndtering, stabile integrationer og en tilgængelig support har HF&VUC Nord på den måde et system, der både giver overblik og effektivitet i en travl hverdag.
