Valget af et ESDH-system kan være en af de vigtigste beslutninger i organisationens digitale infrastruktur. Systemet bliver en central del af medarbejdernes hverdag og påvirker alt fra sagsbehandling og dokumenthåndtering til samarbejde, compliance og videndeling. Ofte går der mange år imellem et skifte af ESDH-system, så det kan betale sig at gøre sit forarbejde.
Alligevel ser vi ofte, at organisationer vælger systemer på baggrund af funktionalitet alene, uden at have et klart billede af behov, arbejdsgange og fremtidige krav. Resultatet kan blive et system, der teknisk set kan meget, men som i praksis ikke skaber den ønskede værdi.
Denne guide præsenterer 10 centrale temaer, som organisationer bør arbejde systematisk med, før de vælger et ESDH-system. Formålet er at give et bedre beslutningsgrundlag og hjælpe jer med at undgå nogle af de mest almindelige faldgruber i processen.
1. Afklar jeres grundlæggende behov, før I ser på ESDH-systemer
Mange organisationer starter systemvalget med at kigge på leverandører eller produktdemoer. Dette kan give en generel inspiration til, hvad moderne ESDH-systemer kan bruges til og kan derfor være med til at udfordre jeres nuværende syn på, hvilken rolle et ESDH-system kan spille hos jer. Men uden et klart billede af organisationens behov kan det være svært at vurdere, hvilke løsninger der reelt passer bedst.
Det første skridt bør derfor være at kortlægge arbejdsgange, udfordringer og mål for et nyt system. Jo tydeligere behovet er defineret, desto lettere bliver det at stille de rigtige grundlæggende krav til leverandørerne. Men vær samtidig åben for også at revurdere jeres behov og krav, efter I møder leverandørerne. Har I en gammel ESDH-løsning i dag, er der typisk sket meget på markedet, siden I sidst valgte system, og her kan leverandørerne bidrage med værdifuld viden om, hvad en moderne løsning kan gøre for jer.
Overvej blandt andet:
- Hvilke arbejdsgange skal systemet understøtte?
- Hvad virker godt i dag i en nuværende løsning?
- Hvilke udfordringer oplever brugerne i dag?
- Hvilke formål og mål skal et nyt system opfylde?
- Hvem er de primære brugergrupper?
Et solidt behovsbillede reducerer risikoen for at vælge en løsning, der ikke matcher jeres virkelighed.
2. Brugervenlighed er afgørende for succes med jeres ESDH-system
Et ESDH-system bliver kun en succes, hvis medarbejderne rent faktisk bruger det, og det kræver, at de forstår systemet. Hvis systemet opleves som besværligt eller tidskrævende, vil medarbejderne ofte forsøge at finde workarounds. Det kan føre til manglende journalisering, dårlig dokumentstruktur og ineffektive processer. Hvis brugerne kun sjældent har brug for at tilgå systemet, har brugervenligheden ekstra stor betydning, da vaner og erfaring tager tid at opbygge.
På den måde kan brugervenlighed af et ESDH-system påvirke både effektivitet og datakvalitet, ikke kun hvor komfortabelt det er at arbejde i systemet.
Vurder derfor blandt andet:
- Hvor intuitiv er brugergrænsefladen?
- Hvor mange klik kræver centrale opgaver?
- Hvor god er søgefunktionen?
- Hvor let er det at oprette og finde sager og dokumenter?
- Er platformen proppet til med overflødige features og knapper, eller er den skåret til med det, som jeres brugere har behov for?
En god tommelfingerregel er, at systemet skal gøre medarbejdernes arbejde lettere, ikke mere komplekst.
3. Integrationer til jeres øvrige systemer
I de fleste organisationer indgår ESDH-systemet i et større digitalt økosystem. Hvis systemet ikke integrerer godt med andre løsninger, kan det skabe unødvendigt manuelt arbejde, dobbeltarbejde og ineffektive arbejdsgange.
Derfor bør integrationsmuligheder være et centralt kriterium i evalueringen af nye systemer.
Typiske integrationer omfatter:
- e-mail, så data eksempelvis logges let fra Outlook
- brugerintegration, så administrationen af brugeradgang automatiseres
- login via Single Sign-On
- andre fagsystemer
- samarbejdsværktøjer
- dokument- og kontorapplikationer (benytter I Microsoft, Google eller noget helt tredje, som skal være understøttet?).
Et system, der integrerer godt med organisationens øvrige løsninger, kan reducere dobbeltarbejde og gøre arbejdsgangene langt mere smidige.
4. Overholdelse af lovgivning og compliance
ESDH-systemer spiller en vigtig rolle i forhold til dokumentation, journalisering og arkivering. Derfor skal systemet understøtte organisationens juridiske og regulatoriske krav. Manglende compliance kan få alvorlige konsekvenser, både juridisk og organisatorisk.
Det er derfor vigtigt at sikre, at systemet håndterer journalisering og dokumentation korrekt, lever op til jeres arkiveringskrav og kan sætte automatiske opbevarings- og sletteregler op. Systemet skal kunne logge ændringer og give et revisionsspor, så I til enhver tid kan dokumentere, hvem der har gjort hvad. Derudover bør håndtering af persondata efter GDPR-reglerne indgå som en fast del af vurderingen, ikke som noget der tjekkes af til sidst.
Compliance skal indtænkes fra start, når I vælger ESDH-system.
5. Skalerbarhed og fremtidssikring
Et ESDH-system er typisk en langsigtet investering. Derfor er det vigtigt at vælge en løsning, der kan udvikle sig i takt med organisationens behov. Nye arbejdsgange, teknologier og krav kan opstå over tid, og systemet skal kunne følge med.
Af den grund bør I undersøge, om systemet dækker både jeres nuværende behov og der, hvor I forventer at stå om f.eks. to år. Fleksibilitet og muligheder for tilpasning og udvidelse bør veje lige så tungt som de aktuelle krav. I kan med fordel spørge ind til leverandørens produktroadmap for at få et fingerpeg om, hvor systemet er på vej hen. Afklar også om systemet kan køre i cloud, on-premise eller som en hybrid løsning, så det passer til jeres organisation.
Et fremtidssikret system reducerer behovet for dyre systemskift senere.
6. Implementering og forandringsledelse
Selv det bedste system skaber ikke værdi uden en vellykket implementering. Mange projekter undervurderer den organisatoriske del af implementeringen og fokuserer primært på teknikken. Succesfuld implementering kræver både planlægning, kommunikation og brugerinddragelse. Den handler om mennesker lige så meget som om systemer og funktioner.
En tydelig projektorganisation og en realistisk implementeringsplan sikrer, at alle ved, hvem der gør hvad, og hvornår. Afsæt tid til træning og onboarding af brugerne, så de fra start kan bruge systemet rigtigt i stedet for at falde tilbage i gamle vaner og omveje. De nye arbejdsgange bør kommunikeres klart undervejs, så ingen er i tvivl om, hvad der konkret ændrer sig i deres opgaver. Det er lige så vigtigt at forklare hvorfor skiftet sker, og hvad den enkelte medarbejder får ud af det, som det er at forklare hvordan systemet virker rent teknisk. Uden den forklaring risikerer forandringen at blive opfattet som noget, der bliver trukket ned over hovedet på medarbejderne, frem for noget de er en del af.
Jo bedre organisationen forberedes på ændringen, jo mindre modstand møder I, og desto større er sandsynligheden for succes.
7. Leverandørens erfaring og kompetencer
Et ESDH-projekt er ofte et tæt samarbejde mellem organisation og leverandør. Derfor er det vigtigt at vælge en partner med både teknisk ekspertise og erfaring med lignende projekter.
En erfaren leverandør kan bidrage med rådgivning og hjælpe med at undgå typiske faldgruber i processen.
Undersøg for eksempel:
- referencer fra lignende organisationer
- erfaring med tilsvarende implementeringer
- rådgivnings- og supportmuligheder
- leverandørens langsigtede strategi for produktet
- om I internt foretrækker en stor leverandør, hvor I blot er en lille fisk i en stor andedam, eller I ønsker en mindre leverandør, som I kan have et tættere samarbejde med.
Den rette leverandør kan være lige så vigtig som selve systemet.
8. Datastruktur og informationsarkitektur
Et velfungerende ESDH-system afhænger i høj grad af en gennemtænkt informationsstruktur. Hvis datastrukturen ikke er tydelig og konsistent, bliver det svært at finde og genbruge information. Derfor bør informationsarkitektur være en central del af projektet fra start, og ikke noget der først håndteres efter implementeringen.
Det bør bl.a. stå klart, om løsningen kan tilpasses jeres struktur og behov, og hvordan klassifikation og sagstyper skal sættes op, så systemet fra start afspejler den måde, I faktisk arbejder på, i stedet for at I skal tilpasse jer systemets logik.
Derudover bør I fastlægge principper for metadata og registrering, så information kan findes og genbruges på tværs af sager og afdelinger, i stedet for kun at være kendt af den enkelte medarbejder. Det samme gælder en klar struktur for dokumenter og sager, som gør det muligt at navigere i systemet, uden at man skal kende hver enkelt kollegas metode.
Retningslinjer for journalisering skal desuden være enkle nok til, at brugerne rent faktisk kan følge dem i praksis. Regler, der er for komplicerede til hverdagsbrug, bliver sjældent overholdt i længden.
En god struktur vil gøre systemet mere brugbart både nu og på længere sigt.
9. Totaløkonomi – se ud over licensprisen
Prisen på selve systemet er kun én del af den samlede investering. Mange organisationer undervurderer de samlede omkostninger ved implementering og drift. For at få et realistisk billede bør I se på den samlede økonomi over systemets levetid.
Det gælder blandt andet licenser, implementeringsomkostninger og integrationer, men også uddannelse af brugerne, den løbende drift og vedligehold samt support og opdateringer. Overvej desuden, om I har behov for løbende konsulenthjælp, eller om I forventer at kunne være selvkørende efter en periode.
Organisationer har ofte stort fokus på de umiddelbare omkostninger til licenser og implementering, når de vurderer nye løsninger, men det er kun toppen af isbjerget. Den løbende opgave med at holde en ny ESDH-løsning opdateret, relevant og aktuel hører med i samme vurdering.
En helhedsorienteret økonomisk vurdering vil give jer et bedre beslutningsgrundlag.
10. En struktureret beslutningsproces giver bedre valg
Valget af ESDH-system bør følge en struktureret og gennemsigtig proces. Det sikrer både et bedre beslutningsgrundlag og større opbakning i organisationen.
En typisk proces kan bestå af:
- behovsafklaring, hvor I kortlægger arbejdsgange, udfordringer og mål for det nye system.
- markedsafdækning, hvor I får overblik over, hvilke leverandører og løsninger der findes.
- udarbejdelse af kravspecifikation, så jeres krav er tydelige og sammenlignelige på tværs af leverandører.
- dialog med leverandører, hvor I afklarer, hvordan de konkrete løsninger matcher jeres behov.
- demo eller pilotprojekt, så I kan afprøve systemet i praksis, før beslutningen træffes.
- evaluering og endeligt valg, hvor erfaringerne fra processen samles og holdes op mod jeres oprindelige krav.
En systematisk proces reducerer risikoen for forhastede beslutninger.
Derfor betaler forarbejdet sig
Valget af et ESDH-system handler om, hvordan systemet understøtter organisationens arbejdsgange, brugere og fremtidige behov, ikke kun om funktionslisten. Ved at arbejde struktureret med de 10 temaer i denne guide kan I træffe et mere kvalificeret systemvalg, reducere risikoen i implementeringen og sikre større værdi af investeringen.
Et ESDH-system er mere end et IT-system. I hverdagen er det stedet, hvor organisationens dokumentation, samarbejde og viden samles.
Overvejer I et nyt ESDH-system?
Skal I selv i gang med at vælge et nyt ESDH-system, uanset om det bliver jeres første eller en afløser for en eksisterende løsning, kan IMS hjælpe med behovsafdækning og inspiration undervejs, og med en vurdering af, hvad et systemskifte kan betyde for jer.
Selve leverandørvalget står I selv for, men vælger I at arbejde videre med IMS, sikrer det en solid implementeringsproces med fokus på struktur, governance og brugeradoption, så I når målene med skiftet.