Mange organisationer sidder med dokumenter spredt på tværs af mapper, mailbokse og systemer. Det koster tid, giver fejl og gør det svært at overholde reglerne for dataopbevaring. Sådan behøver det ikke være.
Når sagsoverblikket forsvinder i hverdagen
Forestil dig en organisation, der dagligt håndterer store mængder dokumenter – kontrakter, korrespondancer, sagsmapper – fordelt på medarbejdere med hver deres arbejdsgange. Hvem har adgang til hvad? Hvem er ansvarlig for hvilken sag? Og hvor ligger den underskrevne kontrakt fra for seks måneder siden?
Det er en udfordring, som mange offentlige og private organisationer kender. Uden en struktureret løsning ender vigtige dokumenter i indbakker, på lokale drev eller i et filsystem, som ingen kan navigere i.
En struktur, der følger arbejdsgangene
En velfungerende ESDH-løsning (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) gør mere end at opbevare dokumenter. Den afspejler, hvordan organisationen faktisk arbejder til daglig. En struktur, der ofte fungerer godt i praksis, er en opdeling i tre dele:
-
Kontakter – personer og organisationer, der er relevante for sagerne
-
Sager – de konkrete sagsforløb, som dokumenterne tilhører
-
Dokumenter – alt det skriftlige, der viser, hvad der er sket.
Med den opdeling kan du finde frem til præcis det, du har brug for, uanset om du søger fra kontakten, via sagen eller direkte i dokumentet. Og du ser kun det, du har adgang til.
Overblikket afhænger af adgangsstyring, der matcher organisationens roller. Når en medarbejder logger ind, ser vedkommende kun de sager og dokumenter, der er relevante. Det reducerer støjen og mindsker risikoen for, at følsomme oplysninger havner de forkerte steder.
Skabeloner og automatik sparer tid
En af de gevinster, der ofte overses, er brugen af skabeloner. Når en ny sag oprettes – for eksempel i forbindelse med en ansættelse – kan flere trin afhængigt af opsætningen håndteres automatisk. Det kan for eksempel være at:
-
oprette sagen med de rigtige dokumenttyper
-
trække relevante stamdata ind i dokumenterne uden manuel indtastning
-
danne en opgaveliste over de trin, der skal gennemføres.
Det mindsker risikoen for, at noget bliver glemt, og gør onboarding af nye medarbejdere mere ensartet.
Hvad får I ud af det?
Organisationer, der arbejder struktureret med deres ESDH-løsning, oplever typisk:
-
Kortere tid brugt på at lede efter dokumenter og information
-
Færre fejl ved oprettelse af sager og udfyldelse af dokumenter
-
Bedre overblik for ledelse og sagsbehandlere på tværs af enheder
-
En mere sikker og sporbar håndtering af følsomme oplysninger.
Strukturen hjælper den enkelte medarbejder i hverdagen og giver samtidig organisationen et grundlag for at dokumentere sine arbejdsgange over for tilsyn og revision.
Få mere struktur i jeres sager med IMS Case
Arbejder din organisation allerede med en ESDH-løsning, men oplever I, at strukturen ikke helt matcher jeres behov? Eller overvejer I at implementere en løsning og vil vide, hvad der fungerer i praksis?
IMS Case er IMS' ESDH-løsning, og vi har erfaring med at hjælpe organisationer med at få det fulde udbytte af den – fra opsætning og tilpasning til oplæring og optimering. Tag en uforpligtende snak med en af vores konsulenter og hør, hvad der kan være relevant for netop jeres situation.
