Uddannelsesinstitutioner sender og modtager digital post om og til deres elever hver eneste dag. Henvendelser fra elever og forældre, svar fra myndigheder og afgørelser tikker ind løbende. Hver af dem skal ende på den rigtige elevsag, så den kan findes igen, hvis nogen spørger til den senere. I praksis betyder det, at en medarbejder i administrationen skal slå op, finde eller oprette sagen manuelt, før dokumentet kan arkiveres korrekt. Det er en opgave, der gentager sig for hver eneste henvendelse, og den bliver ikke mindre af, at mængden af digital post vokser. Her er, hvad der typisk går galt, og hvad I selv kan gøre ved det.
Når sagen skal findes manuelt hver gang
To ting går typisk galt, når arkivering foregår manuelt:
- Tidskrævende opslag: Medarbejderen skal slå op, om der allerede findes en elevsag, der passer til henvendelsen, før dokumentet kan arkiveres.
- Inkonsekvent håndtering: Uden faste regler er det tilfældigt, om et dokument journaliseres på samme måde hver gang, for eksempel en afgørelse, et svar fra en forælder eller en kvittering. Det gør det sværere at finde frem igen senere og at vide, hvor længe det skal opbevares.
Ved stigende mængder af indgående post, for eksempel omkring skolestart eller i eksamensperioder, bliver denne manuelle sortering en af de opgaver, der tager længst tid i hverdagen, og det er let at vælge en forkert bare for at komme videre.
Hvad kan I gøre selv, uden at skifte system?
- Saml jeres dokumenttyper i en fast liste. Når alle bruger de samme betegnelser for dokumenttyper, bliver det lettere at søge og filtrere senere, og lettere at sætte korrekte opbevaringsregler op.
- Afklar, hvem der opretter nye elevsager. Hvis flere medarbejdere kan oprette sager, er der risiko for, at samme elev ender med flere forskellige sager over tid. Én fast ansvarlig, eller en tydelig regel, reducerer den risiko.
Hvad giver den rette løsning?
Automatisk arkivering betyder, at systemet selv forsøger at finde den rigtige elevsag og kontakt, før dokumentet lander i en bunke, der skal sorteres manuelt. Findes elevsagen allerede, arkiveres dokumentet direkte på den. Findes den ikke, oprettes den automatisk, og eleven oprettes eller genkendes som kontakt samtidig. Der kan opsættes regler baseret på afsender, så post fra en bestemt myndighed eller instans automatisk lander det rigtige sted.
IMS Case og IMS DigitalPost kan sættes op, så digital post om og til jeres elever arkiveres automatisk på den rigtige elevsag og den rigtige kontakt. Den konkrete opsætning afhænger altid af jeres egne sagstyper og arbejdsgange.