Nogle processer går igen og igen i det daglige arbejde. En ny medarbejder skal onboardes, en klage skal behandles, en sag skal oprettes med de samme mapper og standarddokumenter som sidst. Hver gang starter en medarbejder forfra og skal selv huske, hvad der skal gøres og i hvilken rækkefølge. Det er både ineffektivt, unødvendigt og stjæler tid fra andre vigtige opgaver.
Ofte lever den slags gentagne processer kun i folks hoveder, på post-its eller i løst definerede procedurer, som ingen følger konsekvent. Det skaber variation i kvaliteten, glemte trin og sårbarhed over for medarbejderskift. Særligt i processer, der går over flere afdelinger eller kræver godkendelse i flere trin, kan det let gå galt. Et klassisk eksempel er ansættelsesprocessen: Mange organisationer har en fornemmelse af, hvad der skal ske, men ingen struktureret plan for, hvem der gør hvad og hvornår – og hvem der godkender, at det er sket.
Hvad er arbejdsplaner i IMS Case?
Arbejdsplaner (også kaldet workflows) i IMS Case gør det muligt at bygge gentagne processer op som skabeloner med foruddefinerede opgaver, ansvar og godkendelsestrin. Når processen sættes i gang, importeres skabelonen på den relevante sag, frister justeres, og alle involverede ved præcis, hvad de skal gøre.
En velfungerende arbejdsplan til f.eks. onboarding kan indeholde opgaver som:
- Oprettelse af medarbejder og tilknytning til relevante sager
- Notifikation til nærmeste leder
- Udarbejdelse og afsendelse af ansættelseskontrakt
- Godkendelse af hvert trin fra den rette person eller gruppe.
Processen kan tilpasses den konkrete situation: Opgaver kan tilføjes, fjernes eller omrokeres, inden arbejdsplanen sættes i gang. Når alle trin er gennemført og godkendt, ligger dokumentationen samlet på sagen – klar til fremtidig reference eller revision.
Hvilke fordele giver arbejdsplaner i hverdagen?
Med arbejdsplaner skal medarbejderne ikke selv huske alle trin – systemet holder nemlig styr på det. På den måde mindskes risikoen for fejl og forglemmelser i kritiske processer, og det gør det nemmere at overholde interne procedurer og eventuelle lovkrav.
Fordi fremgangsmåden er dokumenteret, kan nye medarbejdere desuden lettere sætte sig ind i en proces og overtage opgaver ved behov. Du undgår dermed at være afhængig af den enkelte medarbejder, som gennem mange år har lært præcis, hvordan en bestemt proces skal udføres.
En ekstra fordel er, at hele forløbet kan eksporteres som en oversigt, så ledere og revisorer kan se, hvad der skete, hvornår, og hvem der godkendte det. Processen bliver ikke mindre vigtig, fordi den gentages ofte, men den bliver lettere at stå på mål for, når hvert trin ligger fast.
