Hvornår er det tid til at skifte ESDH?

Et sags- og dokumenthåndteringssystem er hos mange organisationer en af de centrale dele af en organisations digitale infrastruktur. Her arkiveres vigtige dokumenter, sager og anden information, som relaterer sig til det øvrige indhold. Alligevel bliver ESDH-løsninger ofte brugt længe efter, at en anden løsning kunne løse opgaven bedre eller billigere.

Uigennemsigtige priser, langsomme brugergrænseflader, forældet teknologi eller design, brugernes manglende adoption af platformen og manglende samspil med den øvrige IT-infrastruktur er typiske tegn på, at det er tid til at se sig om på markedet.

I dette blogindlæg finder du inspiration til, hvad du kan holde jeres nuværende system op imod, samt en praktisk tilgang til at afdække, hvad et nyt system skal kunne.

Fem tegn på, at jeres ESDH-system er ved at have udspillet sin rolle

Der er ingen skarp skillelinje for, hvornår et ESDH-system er forældet. Men en række tegn går igen hos mange organisationer, og jo flere af dem I genkender fra jeres setup, jo stærkere er signalet om, at det er tid til en gennemgang:

1. Prisstrukturen er uforudsigelig: Opdateringer og nye versioner koster ekstra eller support og rettelser kræver en konsulent, og det gør det svært at budgettere. 

2. Systemet føles langsomt eller umoderne sammenlignet med de øvrige digitale værktøjer, I bruger i hverdagen.

3. Integrationer mangler: Uden forbindelse til jeres øvrige systemer ender I med dobbeltarbejde, som integrationer ellers kunne fjerne.

4. Medarbejderne finder genveje uden om systemet, fordi det er nemmere end at bruge systemet korrekt.

5. Compliance-kravene er svære at leve op til, fordi systemet ikke understøtter dem automatisk.

Ingen af punkterne er nødvendigvis i sig selv en grund til at skifte system, men optræder flere af punkterne samtidig, kan det være værd at undersøge, om systemet stadig løfter den opgave, det er tiltænkt.

Inddrag dem, der bruger systemet hver dag

En af de faktorer, der har størst betydning for en vellykket ESDH-systemudskiftning, er, hvem der deltager i behovsafdækningen. Ledelsen sætter retningen, men det er de daglige brugere – som oftest administrationspersonalet, sagsbehandlerne, studievejlederne etc., der ved, hvad der fungerer, og hvad der skaber udfordringer i hverdagen.

En grundig behovsafdækning bør som minimum svare på:

• Hvilke arbejdsgange understøtter det nuværende system ikke godt nok – og hvilke fungerer fint?

• Hvilke integrationer til andre systemer kunne være afgørende for det daglige arbejde?

• Hvad er de lovgivningsmæssige krav til sikkerhed, arkivering og datahåndtering, og hvordan lever vi op til dem?

• Er systemet brugervenligt nok, eller hvad skal der til, for at brugerne reelt tager systemet til sig?

• Hvordan sikres en simpel adgangsstyring, hvor medarbejderne kun har adgang til det relevante indhold – uden at det bliver tungt at administrere?

En tydelig kravspecifikation, der inkluderer input fra de daglige brugere i organisationen, giver et langt stærkere grundlag for at vurdere, om et nyt system reelt løser de problemer, I har. 

Fra mappelogik til sagslogik: En mental omstilling

Mange ældre sags- og dokumentsystemer er opbygget efter en mappedrevet logik, der minder om den fysiske mappe i et reolsystem. Nogle nyere ESDH-løsninger er ofte tænkt anderledes: de organiserer data i sager og dokumenter med søgbarhed, metadata og automatiske arbejdsgange i centrum.

Overgangen fra det ene til det andet kan kræve en vis mental omstilling for brugerne – men det er en omstilling, der typisk betaler sig. Den sagsbaserede logik giver typisk et bedre overblik, hurtigere søgning og lettere overholdelse af opbevaringspolitikker og GDPR, uden at I behøver at vinke farvel til jeres digitale mapper (kun de gamle fysiske ringbind, som stadig gemmer sig i reolerne nogle steder).

Hvad skal et moderne ESDH-system kunne?

Kravene til et tidssvarende sags- og dokumenthåndteringssystem er i dag for mange organisationer mere end blot den grundlæggende arkivering. Udover at samle dokumenterne ét sted bør et ESDH-system i mange tilfælde understøtte:

• Automatisk arkivering ved afsendelse af digitale dokumenter – ingen manuelle mellemtrin.

• GDPR-compliance med automatisk kassation og adgangsstyring, så data hverken slettes for tidligt eller opbevares længere end nødvendigt – uden at det afhænger af manuelle processer eller enkeltpersoner. 

• Integration til relevante systemer. Nogle eksempler kunne være: 

  • Brugerintegration med jeres Microsoft Active Directory for at sikre automatisk oprettelse af nye brugere, skift i rettigheder eller deaktivering af brugere, når de stopper i organisationen igen. 

  • Integration til Single sign-on (SSO), som lader brugere logge ind på flere systemer med ét samlet brugernavn og password for at lette adgangen og samtidig skabe en høj sikkerhed omkring brugernes adgang til løsningen. Det kunne eksempelvis være til Microsoft Entra ID. 

• • Integration til en digital post-løsning, så al digital post automatisk logges i de rette elev-, borger- eller personalemapper. 

• • Integration til studieadminsitrative systemer.

  • Integration til Microsoft-værktøjer såsom Office-pakken (Word, Excel og PowerPoint) eller Outlook, så det bliver nemt at logge, oprette eller opdatere indhold. 

• Fungere i praksis for brugerne med en høj brugervenlighed, der gør det let at arkivere korrekt fra første forsøg.

• Understøtte samarbejde om indholdet i systemet.

• Sikre ledelsen en forudsigelig abonnementsbaseret prismodel. Ingen overraskende tillæg eller budgetter, som løber løbsk.

En cloudbaseret løsning på abonnement er i dag normen for flere moderne ESDH-systemer. Det sikrer, at alle brugere altid arbejder med den nyeste version, at IT-driften er enkel, og at prisen er forudsigelig – uanset om organisationen er lille eller stor. Man behøver derfor ikke bruge tid og energi på at vurdere, hvornår en opdatering kan svare sig. 

Hvordan matcher jeres eksisterende ESDH-løsning reelt organisationens nuværende og fremtidige krav og ønsker, hvis man skulle ridse dem op på ny?

Adgangsstyring er en opgave, der ofte undervurderes

Opsætning af adgangsstyring er en af de udfordringer, mange organisationer støder på i forbindelse med et systemskift. Det kan virke som en teknisk detalje, men det er en af de vigtigste sikkerhedsforanstaltninger, en organisation har. En god opsætning fra start sparer besvær – og potentielle GDPR-brud – senere.

Afsæt derfor tid til at få styr på adgangsstyringen allerede i implementeringsfasen og genbesøg denne opgave med mellemrum. Kortlæg de forskellige brugerroller og deres behov, og byg opsætningen op om organisationens faktiske arbejdsgange frem for en standardopsætning, der senere skal tilpasses ad hoc. Stil jer selv spørgsmål som: 

• Hvem skal have adgang til hvad i ESDH-systemet? 

• Hvem skal have læseadgang til elevsager, men ikke personalemapper, administrationsmapper eller andet vigtigt indhold? 

• Hvem skal have adgang til at oprette nye sager og mapper eller uploade nyt indhold?

• Hvem skal have henholdsvis skrive-/redaktør adgang og til hvad?

• Hvem skal kunne styre, hvornår indhold skal kasseres, og hvad skal styres automatisk af faste regler for kassation, så den enkelte medarbejder ikke selv skal huske gældende sletteregler?

...så hvornår er det reelt tid til at skifte ESDH-system?

Et skifte af ESDH-system er en stor beslutning, men det kan være en endnu større post på budgettet – og en kilde til daglig frustration – at holde liv i en løsning, der ikke længere passer til organisationens behov.

I nogle tilfælde behøver det ikke være et kæmpe projekt at skifte eller implementere et nyt ESDH-system. Det hænger som oftest sammen med, hvad man kommer fra, hvilke vaner der skal ændres, og hvilken data som eventuelt skal hentes med over i et nyt system, og hvad kravene generelt er. 

Er I i tvivl om, hvorvidt jeres nuværende set-up stadig holder vand, er det en god start med at lave et enkelt "sundhedstjek" af løsningen – eventuelt med 1-2 års mellemrum. Den digitale udvikling går hurtigt, og det kan være svært at vurdere, hvilke muligheder der findes, hvis hverdagen er fyldt med drift.

Sådan kan IMS hjælpe

Hos IMS arbejder vi med ESDH gennem vores løsning IMS Case, hvor I blandt andet kan opsætte og automatisere kassation direkte i systemet – uden at det kræver manuelle processer eller afhænger af enkelte medarbejderes viden om gældende sletteregler.

Uanset om I i dag bruger et ESDH-system, som ikke længere fungerer optimalt, eller står helt uden et, er I velkomne til en uforpligtende snak med en af vores konsulenter om jeres behov.