I mange organisationer vokser brugerrettigheder sig større, end nogen har planlagt. En medarbejder starter i en rolle, får adgang til de sager og dokumenter, jobbet kræver – og bevarer den adgang, selv når opgaverne ændrer sig. Efter nogle år sidder afdelingen med et hav af brugere, der har adgang til langt mere data, end deres nuværende rolle kræver.
Det sker sjældent med vilje. Det sker gradvist, fordi det er nemmere at give adgang end at fjerne den, og fordi ingen har løbende ansvar for at holde øje med det.
Problemet er, at unødvendig adgang er en sikkerhedsrisiko – uanset om data ligger i et ESDH-system, en delt mappe eller en sky-løsning. Hver bruger med adgang til data, vedkommende ikke har brug for, er en ekstra vej ind for et angreb og en ekstra udfordring, når I skal dokumentere GDPR-compliance. Og det kan samtidig skabe unødig forvirring for den enkelte bruger at have adgang til for meget data.
Herunder er fem konkrete områder, I som systemadministrator kan tage under lup, når I vil sikre en tidssvarende adgangsstyring i jeres ESDH-system. Hvert punkt har konkrete tips og refleksionsspørgsmål, I kan tage med til jeres næste sikkerhedsgennemgang.
1. Er det kun de rette brugere, der har adgang til platformen?
Før I kan tale om, hvad brugerne har adgang til inde i systemet, skal I have styr på, hvem der overhovedet kan logge på. Det lyder banalt, men mange organisationer har flere aktive konti, end de har aktive medarbejdere.
Typiske kilder til problemet:
- Konti for tidligere medarbejdere, som aldrig blev lukket.
- Eksterne konsulenter og samarbejdspartnere med adgang, der ikke er tidsbegrænset.
- Servicekonti og fælleskonti, ingen længere kan huske formålet med.
Tips og tricks:
- Kør en fast rutine, hvor IT, HR og systemadministration automatisk giver besked ved fratrædelse, så kontoen lukkes til rette tid.
- Sæt udløbsdato på adgang for eksterne parter fra første dag – ikke som en efterfølgende oprydningsopgave.
- Integrer jeres ESDH med jeres AD eller identity-platform, så oprettelse og nedlukning af brugere sker automatisk, når en medarbejder starter eller stopper.
Spørgsmål til jeres næste gennemgang:
- Har vi et samlet overblik over, hvilke konti der er aktive lige nu, og hvem der ejer dem?
- Hvor lang tid går der typisk, fra en medarbejder stopper, til kontoen bliver lukket?
- Har vi konti, ingen kan forklare formålet med?
2. Er brugeren den, vedkommende udgiver sig for at være?
Et brugernavn og en adgangskode fortæller ikke, hvem der sidder på den anden side af skærmen. Adgangskoder bliver delt, genbrugt eller stjålet gennem phishing. Uden yderligere verifikation kan I reelt ikke være sikre på identiteten bag et login – kun på, at nogen kendte adgangskoden.
Det gør identitetsverificering til et af de vigtigste steder at sætte ind, hvis I vil hæve sikkerhedsniveauet uden at bygge nye funktioner.
Tips og tricks:
- Aktiver Single Sign-On, så systemet følger samme sikkerhedsstandarder, som I generelt bruger i jeres øvrige kernesystemer (eksempelvis jeres Microsoft-login).
- Aktiver totrinsbekræftelse (MFA) for alle brugere – ikke kun for administratorer. Mange brugere, f.eks. sagsbehandlere, har typisk adgang til lige så følsomme data.
- Overvej mulighed for brug af adaptiv login-kontrol, der reagerer på afvigelser, f.eks. login fra en ny placering eller en ukendt enhed.
- Sæt en politik for adgangskoder, der bygger på længde og enestående brug frem for komplekse tegnkrav, brugerne alligevel genbruger.
Spørgsmål til jeres næste gennemgang:
- Er systemet koblet på vores generelle loginmetode eller isoleret?
- Kræver vi totrinsbekræftelse for alle brugere eller kun for et udvalgt segment?
- Hvad sker der, hvis en medarbejders adgangskode bliver lækket – ville vi opdage det?
- Har vi en proces for at spærre adgang med det samme, hvis vi opdager et kompromitteret login?
3. Har brugerne kun adgang til de informationer, de har brug for?
Når en bruger er logget ind på platformen, starter den næste opgave: at sikre, at vedkommende kun kan se og redigere de sager, dokumenter og data, jobbet kræver. Det princip kaldes ofte "least privilege" – mindst mulig adgang til at udføre opgaven.
I praksis betyder det rollebaseret adgangsstyring, hvor rettigheder følger jobfunktionen og opdateres, når funktionen ændrer sig – ikke rettigheder, der blot lægges til over tid.
Tips og tricks:
- Opbyg roller efter jobfunktion, afdelinger eller anden form for naturlig gruppering, ikke efter enkeltpersoner. Det gør det langt lettere at holde adgang ved lige, når medarbejdere skifter afdeling eller rolle.
- Adskil adgang til følsomme sagstyper – f.eks. personsager eller HR-relateret materiale – fra den generelle sagsportefølje.
- Gennemgå rettigheder ved hver organisationsændring, ikke kun ved nyansættelser.
Spørgsmål til jeres næste gennemgang:
- Kan vi se, præcis hvilke sager og dokumenttyper en given bruger har adgang til – uden at spørge brugeren selv?
- Følger adgangen automatisk med, når en medarbejder flytter til en ny afdeling, eller bliver den gamle adgang liggende?
- Har vi brugere med adgang til sagstyper, der ligger uden for deres nuværende ansvarsområde?
4. Hvem har ansvaret for adgangsstyring i praksis?
Adgangsstyring bliver ofte et ansvar, der ligger mellem flere stole: IT ejer teknikken, lederen ejer personalet, og ingen ejer nødvendigvis den løbende opfølgning. Resultatet kan være, at ingen konkret opgave bliver udført, fordi alle regner med, at en anden gør det.
Et tidssvarende ESDH-system kræver en klar ansvarsfordeling, hvor det står skrevet, hvem der gør hvad – og hvornår.
Tips og tricks:
- Udpeg en systemejer for jeres ESDH, der har det formelle ansvar for adgangsstyring, uafhængigt af hvem der udfører det tekniske arbejde.
- Lad afdelingsledere godkende adgang for deres egne medarbejdere. De kender opgaverne bedst og kan vurdere, hvad der reelt er brug for.
- Dokumenter processen skriftligt, så den ikke er afhængig af en enkelt persons hukommelse.
Spørgsmål til jeres næste gennemgang:
- Hvem beslutter i dag, om en medarbejder skal have adgang til en given sagstype?
- Er ansvaret for adgangsstyring beskrevet et sted, eller lever det kun i vanens praksis?
- Hvad sker der, hvis den ansvarlige person selv er fraværende eller stopper?
5. Bliver adgange gennemgået og opdateret løbende?
Adgangsstyring er ikke en opgave, I løser én gang. Organisationer ændrer sig, medarbejdere skifter rolle, og projekter afsluttes. Uden en fast rutine for gennemgang hober adgangsrettigheder sig op år efter år, og til sidst er det umuligt at vurdere, om adgangen stadig er relevant.
En løbende revision – kombineret med logning af, hvem der har set og redigeret hvad – gør det muligt at opdage og rette fejl, før de bliver et sikkerhedsproblem.
Tips og tricks:
- Planlæg en fast, tilbagevendende adgangsgennemgang – eks. hvert halve år – hvor ledere skal bekræfte, at deres medarbejderes adgang stadig er korrekt.
- Brug logning og audit trails i jeres ESDH-system til at se, hvem der har tilgået specifikke sager, og hvornår.
Spørgsmål til jeres næste gennemgang:
- Hvornår gennemgik vi sidst samtlige brugeres adgangsrettigheder?
- Kan vi trække en log over, hvem der har tilgået systemet eller måske en given sag – og følger vi op på det i praksis?
- Har vi en proces for at reagere, hvis loggen viser usædvanlig adgang?
Det næste skridt
Ingen af de fem punkter kræver, at I bygger noget nyt fra bunden. De kræver, at I stiller de rette spørgsmål til jeres nuværende setup, og at I placerer et klart ansvar for at følge op på svarene.
Arbejder I med et ESDH-system som IMS Case, har I allerede de fleste af værktøjerne til rollebaseret adgang, logning og styring af brugerrettigheder. Det, der ofte mangler, kan være at slå nogle af de tekniske muligheder til i praksis, eller indføre den faste rutine, der holder adgangen opdateret over tid.
