Det er et spørgsmål, som vi ofte møder i vores mange dialoger med danske organisationer, hvad end de er i uddannelsessektoren eller andre offentlige virksomheder. De to løsninger optræder ofte i samme sætning, bliver tit forklaret i flæng og forveksles derfor lige så tit. Og med god grund, for begge løsninger har til formål at sende følsomme oplysninger sikkert frem til den rette modtager. Men de er bygget til to forskellige opgaver, og de er ikke skabt til at konkurrere med hinanden. De er skabt til at samarbejde.
I dette indlæg får I overblikket: hvad de to løsninger egentlig kan, hvor de bruges i praksis på en skole eller uddannelsesinstitution, og hvorfor det giver god mening at have begge dele i værktøjskassen – i stedet for at vælge det ene fra.
Digital Post: den officielle kanal med juridisk vægt
Digital Post er den fællesoffentlige løsning, som alle danske myndigheder bruger til at sende post med retsvirkning til borgere og virksomheder. Det er her, en elev får besked om optagelse på en uddannelse, en forælder modtager svar på en SU-ansøgning, eller en institution sender en formel afgørelse til en studerende.
Der er særligt tre ting, der adskiller Digital Post fra andre kanaler:
-
Alle borgere og virksomheder har en digital postkasse.
-
Alle er forpligtet til at bruge den og holde sig orienteret om sin post.
-
Afsenderen kan dokumentere, at beskeden er kommet frem.
Derudover er der en lille ekstra fordel, at den ikke ændrer sig. Hvor mange mennesker ændrer mailadresse løbende, eksempelvis når de bliver gift, skilt, skifter job eller blot ønsker en mere professionel mailadresse, end den man oprettede i sine teenageår, så sendes Digital Post til et CPR eller CVR-nummer, og den slags skifter meget sjældent.
Fra man fylder 15 år, får man automatisk en digital postkasse, og man er forpligtet til at holde sig orienteret om sin post – uanset om man tjekker den dagligt eller ikke. For en uddannelsesinstitution betyder det i praksis, at man ikke skal bekymre sig om, hvorvidt modtageren overhovedet kan tage imod beskeden. Det kan de altid, fordi infrastrukturen allerede er der.
På mange uddannelsesinstitutioner bruges Digital Post typisk til beskeder, som skal kunne stå sin prøve juridisk, eller som man af andre grunde ønsker at give en mere formel karakter – eksempelvis for at sikre, at beskeden ikke drukner i mailindbakken blandt andre mails og evt. spam:
-
Besked om optagelse eller afslag på en uddannelse
-
Eksamensresultater og afgørelser om merit eller dispensation
-
Underretninger til forældre om fravær eller disciplinære sager
-
Formel kommunikation i forbindelse med klagesager
-
Indkaldelser til møder med juridisk betydning, for eksempel i forbindelse med specialundervisning.
Fælles for disse eksempler er, at beskeden har en konsekvens for modtageren, og at institutionen har brug for at kunne dokumentere, at den faktisk blev leveret – ikke bare afsendt.
En anden styrke ved Digital Post er, at sikkerheden er indbygget og usynlig for brugeren. Modtageren skal ikke selv sætte noget op, installere certifikater eller forstå kryptering for at kunne læse sin post sikkert. Det sker bag kulissen. Det gør Digital Post til en af de mest brugervenlige sikre kommunikationsformer, der findes i det offentlige Danmark i dag – man behøver ikke vide noget om IT-sikkerhed for at bruge den korrekt.
Sikker mail: arbejdshesten i den daglige kommunikation
Hvor Digital Post ofte ses som den formelle kanal, så er sikker mail det redskab, der holder den daglige, følsomme kommunikation kørende mellem mennesker og systemer, der allerede kender hinanden. Sikker mail er ikke én bestemt løsning, men en samlebetegnelse for krypteret e-mail, der lever op til de krav, det offentlige stiller til fortrolig kommunikation – typisk via certifikater eller såkaldt tunnelmail mellem domæner.
Sikker mail egner sig godt til situationer, hvor afsender og modtager allerede er i dialog, og hvor kommunikationen ikke nødvendigvis udløser en formel afgørelse, men stadig indeholder personfølsomme eller fortrolige oplysninger. Tænk på det som den sikre version af den e-mail-korrespondance, en uddannelsesinstitution alligevel ville have haft.
Eksempler fra hverdagen på en uddannelsesinstitutions hverdag kunne være:
-
En studievejleder, der sender helbredsoplysninger videre til en kollega i forbindelse med en handicapansøgning
-
Korrespondance med en region eller et sundhedssystem om en elevs trivselssag
-
Udveksling af følsomme persondata med en anden uddannelsesinstitution i forbindelse med overflytning af en studerende (dette kan dog være et godt eksempel på en situation, som kan løses med begge værktøjer, og som vi ved fra kundefeedback, at mange af vores kunder også løser via Digital Post)
-
Intern kommunikation mellem administrationen og ledelsen om en personalesag (hvis ikke denne kommunikation allerede foregår direkte i et ESDH-system, hvor sagen kan befinde sig)
-
Dialog med en styrelse eller et ministerium om en konkret sag, hvor der udveksles fortrolige bilag.
Sikker mail kræver til gengæld lidt mere af begge parter. Både afsenderens og modtagers system skal være sat op korrekt, ellers lever forbindelsen ikke op til kravene. Til gengæld giver den mulighed for at skrive direkte til en navngiven medarbejder, i et tempo og en tone, der ligner almindelig e-mail.
Hvorfor det ene ikke kan erstatte det andet
Det er fristende at tænke, at man bare kunne vælge én løsning og spare besværet med to systemer. Men når man kigger på, hvad de faktisk bruges til, bliver det hurtigt klart, at de udfylder hver sin rolle, og at det ikke er en enten-eller.
Digital Post kan ikke overtage sikker mails opgaver
Digital Post er bygget til kommunikation fra myndigheder til borgere og virksomheder – ikke til den løbende, uformelle dialog mellem to kolleger eller mellem en institution og en samarbejdspartner. Skal man konstant skrive følsomme oplysninger til en navngiven medarbejder hos en anden institution, bliver Digital Post for tung og for stiv en kanal. Den er heller ikke designet til at håndtere den slags hurtige, afklarende beskeder, der kendetegner det daglige administrative arbejde.
Sikker mail kan omvendt ikke overtage Digital Posts opgaver
Når en besked har retsvirkning – en afgørelse, et afslag, en sanktion – skal den sendes via Digital Post,, fordi det er den kanal, lovgivningen anerkender, og fordi afsenders og modtagers identitet i forvejen er etableret via MitID, hvilket sikrer, at alle modtagere kan tage imod beskeden. Sikker mail forudsætter, at begge parter har den rette tekniske opsætning, som for eksempel en 16-årig elev eller en forælder ikke nødvendigvis har.
Man kan sammenligne det med forskellen mellem en anbefalet brevforsendelse med kvittering for levering og et almindeligt, forseglet brev. Begge dele er sikre, men de bruges til forskellige ærinder, og man ville aldrig sende en eksamensafgørelse i en almindelig kuvert – lige så lidt som man ville sende en hurtig, kollegial besked som anbefalet brevforsendelse.
Sådan vælger I den rigtige kanal
Pointen er ikke at vælge mellem Digital Post og sikker mail, men at vide, hvornår I bruger hvad:
-
Brug Digital Post, når beskeden skal kunne stå sin prøve officielt og dokumenterbart, og når I skal være sikre på, at modtageren kan tage imod den – uanset tekniske forudsætninger.
-
Brug sikker mail, når den daglige, fortrolige dialog mellem mennesker, der allerede samarbejder, skal kunne fortsætte uden friktion.
-
På nogle områder – for eksempel overflytning af en studerende mellem institutioner – kan begge kanaler bruges. Her er det jeres ønsker til dokumentation og arkivering, der afgør, hvad der passer bedst.
Når institutionen kender forskellen og har begge kanaler på plads, opstår der ikke tvivl om, hvilken vej en given besked skal gå. Og det er i sidste ende den sikkerhed – at vide, man har valgt rigtigt – som gør hele forskellen for både medarbejdere, studerende og forældre.
Sådan kan IMS hjælpe
Hvis I vil have styr på, hvordan I sender Digital Post i jeres organisation, kan IMS DigitalPost hjælpe jer med at samle og strukturere afsendelsen ét sted. Det gør det nemmere at holde den formelle, dokumenterbare kommunikation adskilt fra den daglige dialog.
Tag en uforpligtende snak med en IMS-konsulent om, hvordan jeres institution kan sende Digital Post enkelt og sikkert.
