Adgangsstyring har mange organisationer efterhånden godt styr på. Men hvornår data skal slettes er en anden disciplin og en, der kræver sit eget setup.
Et problem, der vokser stille og roligt
Måske genkender du det: dokumenter og sager fra for 5, 10 eller 15 år siden ligger stadig i systemet, fordi ansvaret for at slette dem aldrig er blevet placeret.
Ryddelighed er ét argument for at rydde op. Lovgivningen er et andet. Opbevarer du personoplysninger længere end nødvendigt, er det i strid med databeskyttelsesreglerne – et krav, der tages mere alvorligt i dag end for bare få år siden.
Kassation er ikke sletning for sletningens skyld
Når man taler om kassation, så er der som ofte tre grundlæggende formål, som man sigter efter at få styr på, nemlig:
-
at data ikke bliver slettet for tidligt
-
at data ikke bliver opbevaret for længe
-
at systemet kan håndtere sletningen til rette tid automatisk, så man ikke er afhængig af nøglemedarbejdere, der skal håndtere processen manuelt, samt for at undgå manuelle fejl i forbindelse med sletningen.
En velfungerende kassationsstrategi handler derfor om at definere klare regler for, hvornår data ikke længere må eller skal opbevares og derefter lade systemet håndtere det automatisk. Det er forskelligt i ESDH-systemer, hvordan kassationen håndteres, hvilke muligheder der er, og hvad kassationen kobles til.
I IMS Case ESDH-løsningen kan kassation sættes op på tre niveauer:
-
Dokumentniveau: Hvert enkelt dokument kan have sin egen opbevaringsregel
-
Sagsniveau: Sagen slettes automatisk, når betingelserne er opfyldt
-
Kontaktniveau: Kontaktoplysninger fjernes, når der ikke længere er tilknyttede sager.
Niveauerne spiller sammen: et dokument med en lang opbevaringsperiode forhindrer, at den tilhørende sag slettes for tidligt. Systemet sletter kun det, det må, og kun når betingelserne er opfyldt.
Praktiske tilgange til kassationsopsætning
Der er flere måder at definere, hvornår kassation skal træde i kraft:
Tidsbaseret automatik: Dokumenter eller sager slettes automatisk et bestemt antal dage, måneder eller år efter oprettelse. Samme princip kan dog også knyttes til en statusændring - for eksempel når en sag lukkes, hvilket beskrives nærmere i nedenstående punkt.
Statusstyret kassation: Kassationen kobles til et konkret hændelsesforløb. Når en sag skifter status – eksempelvis fordi et ansættelsesforhold ophører eller når en klagesag lukkes. Først her starter nedtællingen til sletning.
Manuel kassation: I særlige tilfælde kan en specifik sletningsdato sættes manuelt, hvilket giver fleksibilitet i situationer, der falder uden for standardreglerne.
Uanset metode havner data først i en papirkurv, inden de endeligt slettes. Det giver mulighed for at gendanne noget, der er slettet ved en fejl, og adgang til papirkurven styres via rettigheder, så kun autoriserede medarbejdere har adgang hertil.
Tre spørgsmål, der er værd at stille i din organisation
Inden du sætter en kassationsstrategi op, er det en god idé at afklare:
-
Hvilke dokumenttyper har vi, og hvad er de lovgivningsmæssige krav til opbevaring?
-
Hvornår er en sag reelt afsluttet, og hvad udløser det i systemet?
-
Hvem i organisationen skal have ansvar for og adgang til kassation?
De svar giver dig det bedste udgangspunkt for en opsætning, der holder – både juridisk og i hverdagen.
Fra reaktiv til proaktiv datahåndtering
Lovgivningskravet er én ting. Det, du mærker mest i hverdagen, er en anden: Systemet bliver lettere at navigere i, fordi irrelevante data løbende fjernes. Søgninger giver færre støjresultater, og dine medarbejdere bruger mindre tid på at sortere i forældet data.
Du tager ejerskab over dine data, når du også beslutter, hvornår de skal forsvinde.
IMS kan hjælpe
Vil du have styr på kassation i din organisation? Med IMS Case kan du opsætte og automatisere kassation direkte i dit ESDH-system – tilpasset efter dine behov og lovkrav.
Kontakt en af vores konsulenter for en uforpligtende snak, uanset om du allerede har et ESDH-system eller er ved at afdække dine muligheder.
