God digital posthåndtering handler om at have styr på hele strømmen af post ud og ind. Det bliver særligt tydeligt, når samme information skal ud til flere hundrede elever og deres værger på én gang: et velkomstbrev ved skolestart, en indkaldelse til eksamen, information om et nyt uddannelsesforløb. Indholdet er stort set ens for alle, men hver forsendelse skal alligevel ramme den rigtige modtager med de rigtige oplysninger.
Uden en samlet arbejdsgang for digital posthåndtering bliver den opgave hurtigt tung. Det tager tid at sætte hvert enkelt brev op, og risikoen for fejl stiger, når navn, adresse eller værgeoplysninger skal findes og indsættes manuelt for hver modtager.
Hvad kan I gøre selv?
Nogle ting kan I forbedre uden at skifte system:
- Saml modtagerdata ét sted, før I går i gang, så I ikke skal slå oplysninger op i flere systemer undervejs.
- Brug faste skabeloner til de breve, der sendes igen og igen, så indholdet er ens for alle modtagere.
- Tjek værgeforhold og alder på modtagerne, inden brevet sendes – særligt for elever, der er tæt på at blive myndige.
- Aftal internt, hvem der følger op, hvis en forsendelse fejler eller ikke når frem.
Det løser en del af problemet, men jo flere modtagere, jo sværere er det at holde styr på manuelt.
Hvad kan en digital post-løsning hjælpe med?
En digital post-løsning, der er bygget specifikt til opgaven – eller digital post-software, som nogle kalder det – samler modtagerdata, dokument og afsendelse i ét forløb. I IMS DigitalPost håndteres CPR-numre og værger som en del af selve afsendelsen i stedet for et separat manuelt trin, og hver forsendelse kan følges, så det er tydeligt, hvad der er sendt, modtaget og eventuelt fejlet. Masseforsendelse er dermed ikke en ekstra funktion ved siden af den daglige digital posthåndtering, men en del af den.
Sådan mærkes forskellen i hverdagen
Gevinsten ved at samle processen er dobbelt: mindre tid brugt på manuel håndtering af det enkelte brev, og mindre risiko for at en forkert modtager ender med følsomme oplysninger. Det mærkes tydeligst i de perioder, hvor mængden af post er størst – for eksempel omkring skolestart eller i eksamensperioder.
For en administrativ medarbejder, der sender mange breve i løbet af et skoleår, betyder en digital post-løsning en hverdag med færre afbrydelser og mindre tvivl om, hvorvidt alt er kommet rigtigt frem.
Vil du vide mere?
IMS hjælper uddannelsesinstitutioner med at samle deres digital posthåndtering, herunder masseforsendelse, i én løsning. Tag en uforpligtende snak med en IMS-konsulent, eller book en demo af IMS DigitalPost.