Mange uddannelsesinstitutioner sender stadig vigtige breve til elever og forældre via almindelig e-mail. Men når et brev har juridisk betydning – for eksempel et advarselsbrev om fravær eller et optagelsesbrev – stiller lovgivningen krav, som e-mail kan have svært ved at opfylde. Her får du et overblik over udfordringerne og inspiration til, hvordan du kan løse dem.
Tre spørgsmål, der afgør om e-mail er nok
Når en uddannelsesinstitution sender et advarselsbrev, et optagelsesbrev, et indkaldelsesbrev eller noget helt fjerde, er det værd at stille tre spørgsmål:
-
Kan du dokumentere, at brevet er modtaget af den rette person?
-
Er kommunikationen sket via en sikker og krypteret kanal?
- Er dokumentet arkiveret på den rette måde, og sker det automatisk og uden manuelle mellemtrin?
Kan du ikke svare ja til alle tre, er det en god anledning til at se nærmere på arbejdsgangen. En mail kan havne i spamfilteret, blive sendt til en forkert adresse eller mangle dokumentation for, at den nogensinde er nået frem.
Mailadresser skifter – mennesker gør ikke
Tænk på, hvor mange mailadresser du selv har haft gennem årene. De fleste skifter privat mailadresse flere gange i livet. Ved jobskifte, navneskifte, skift af internetudbyder eller simpelthen for at slippe for spam og starte på en frisk.
Det er præcis dét, der gør e-mail til en skrøbelig kanal, når institutionen skal kommunikere med forældre og elever over flere år. Den emailadresse, der blev oplyst ved indskrivningen, er ikke nødvendigvis aktiv, når det vigtige brev skal sendes to år senere.
Løsningen: Digital post i stedet for e-mail
Digital post er den løsning, det offentlige Danmark bruger til officiel og sikker kommunikation med borgere og virksomheder. Samme kanal kan uddannelsesinstitutioner med fordel tage i brug, når de skal kommunikere med elever og forældre.
Den afgørende forskel er, at posten følger CPR-nummeret. Og fordi CPR-nummeret som udgangspunkt følger borgeren hele livet, når brevet frem til den rette person – uanset hvor mange mailadresser vedkommende har haft undervejs. Samtidig skal modtageren logge ind med MitID for at åbne posten, og det giver et ekstra lag af sikkerhed, som almindelig e-mail ikke har.
Et digital post-system kan desuden samle de manuelle trin i én arbejdsgang. Systemet kan automatisk verificere, at modtageren har en aktiv digital postkasse, konvertere dokumentet til det lovpligtige PDF-format og arkivere det afsendte brev på den relevante elevsag. Færre manuelle trin betyder færre muligheder for fejl.
En detalje, der gør en forskel: mindreårige elever
I løbet af et gymnasieforløb fylder mange elever 18 år, og det varierer derfor løbende, hvem der er myndig. Når institutionen sender et officielt brev til en mindreårig elev, bør forældrene som udgangspunkt også orienteres, men det er let at glemme i en travl hverdag, hvis systemet ikke minder én om det.
Et digital post-system kan advare brugeren automatisk, når modtageren er under 18 år, og opfordre til at vurdere, om forældrene skal have kopi. Det fjerner en fejlkilde, som ellers kan få juridiske konsekvenser.
Hvad får institutionen ud af at skifte?
I praksis har skiftet fra email til digital post en række fordele:
-
Fuld dokumentation for afsendelse og modtagelse: ingen tvivl om, hvorvidt et brev er nået frem
-
Automatisk arkivering på elevsagen, personalesagen eller en sag knyttet til et CVR-nummer
-
Mulighed for masseudsendelser til hele årgange eller grupper af elever i én arbejdsgang
-
Sikkerhedsnet ved kommunikation med mindreårige elever
-
GDPR-compliant håndtering af personfølsomme oplysninger.
For administrationen betyder det færre manuelle trin og mere tid til kerneopgaverne. For ledelsen betyder det tryghed om, at institutionen lever op til lovgivningens krav og altid kan dokumentere sin kommunikation.
Vil du vide mere?
IMS hjælper bl.a. uddannelsesinstitutioner, nonprofitorganisationer og fonde med sikker digital kommunikation. Med IMS DigitalPost sender du digital post direkte til elever, forældre og virksomheder, og løsningen kan integreres med ESDH-systemet IMS Case, så arkiveringen sker automatisk på den rette sag.
Har du lyst til at høre, hvordan det kunne se ud hos jer, er du velkommen til at tage en uforpligtende snak med en af vores konsulenter.