I mange virksomheder er ESDH-løsningen blevet en central del af organisationens dokumentation og vidensgrundlag. Systemet rummer alt fra myndighedsdialog og kontrakter til projektmateriale, tekniske dokumenter og beslutningsgrundlag.
Alligevel oplever mange organisationer, at deres nuværende løsning ikke længere understøtter den måde, arbejdet foregår på i dag. Nye krav til digitalisering, samarbejde på tværs af fagområder og øget regulatorisk dokumentation betyder, at dokumenthåndtering i stigende grad spiller en strategisk rolle i driften.
Når en organisation overvejer at skifte ESDH-løsning, er det derfor sjældent et rent IT-projekt. Det er i høj grad en beslutning om, hvordan organisationens dokumentation, processer og viden skal struktureres fremadrettet - og handler ligeledes om menneskene, som driver arkiveringen i praksis.
Hos IMS møder vi ofte organisationer, som står midt i disse overvejelser. På baggrund af de erfaringer peger fem strategiske spørgsmål typisk på de områder, der får størst betydning for, om et systemskifte bliver en succes.
1. Tag udgangspunkt i organisationens arbejdsgange
Et ESDH-system fungerer kun godt, hvis det understøtter den måde, medarbejderne faktisk arbejder på.
I mange organisationer opstår dokumentation typisk i mange forskellige typer processer. Eksempelvis i forbindelse med:
- dialog med myndigheder og regulerende instanser
- dialog med kunder, samarbejdspartnere eller leverandører
- anlægs- og byggeprojekter eller andre typer af projekter, hvor processen og ikke bare resultatet skal dokumenteres
- klagesager, personalesager eller elevsager
- håndtering af nye kontrakter, kontraktforlængelser og udløb af gamle kontrakter
- interne beslutningsprocesser
- dokumentation af drift og infrastruktur.
Hvis systemet ikke passer naturligt ind i disse arbejdsgange, vil medarbejdere ofte finde andre måder at håndtere dokumenter på. Det kan være lokale mapper, projektplatforme eller mailarkiver. Man taler i mange organisationer og IT-afdelinger bl.a. om begrebet skygge-IT, som bl.a. dækker over, når medarbejderne benytter andre systemer og software til at løse deres opgaver end de løsninger, som er godkendt og stillet til rådighed fra IT. Når dokumentationen spredes på den måde, mister organisationen hurtigt overblik og sporbarhed.
Derfor bør arbejdet med en ny ESDH-løsning starte med at kortlægge de vigtigste arbejdsgange – før man begynder at sammenligne systemfunktioner.
2. Se ESDH i sammenhæng med resten af IT-systemlandskabet
Dokumenter og systemer eksisterer sjældent isoleret.
I en typisk organisation indgår data og systemer i samspil med en andre, for eksempel:
- GIS og kortsystemer
- asset management-systemer
- økonomi- og ERP-platforme
- projektstyringsværktøjer
- drifts- og overvågningssystemer
- kontorprogrammer som Microsoft Office
- værktøjer til indsamling af data og automatisering af processer som XFlow
- mødeværktøjer som FirstAgenda
- brugeroprettelse og brugeradgang (single sign-on).
Når et projekt etableres, en kontrakt indgås eller en teknisk ændring dokumenteres, vil informationen ofte være relevant flere steder i organisationens digitale miljø.
Derfor bør integration være en central del af vurderingen, når en ny løsning vælges. Hvis systemerne ikke taler sammen, opstår der hurtigt dobbeltarbejde – og risiko for at informationer ikke er konsistente på tværs af organisationen.
3. Sikr robust dokumentation og sporbarhed
Mange virksomheder arbejder i et reguleret miljø, hvor dokumentation kan få betydning mange år efter, at den er skabt.
Beslutninger om investeringer, kontrakter eller tekniske ændringer kan senere blive genstand for revision, myndighedstilsyn eller projektopfølgning.
Det stiller krav til, at dokumentationen er:
- struktureret
- søgbar
- versionsstyret
- og entydigt knyttet til sager eller projekter.
Når dokumentation håndteres konsekvent, bliver det langt lettere at rekonstruere beslutningsgrundlag og historik – også flere år efter et projekt er afsluttet.
I praksis betyder det, at ESDH-løsningen bliver et vigtigt fundament for organisationens samlede dokumentationspraksis.
Er jeres organisation også underlagt aflevering af data til Rigsarkivet, er det måske særligt vigtigt, at hele denne proces kan gennemføres på en måde, som ikke trækker unødigt mange ressourcer på jeres interne IT-folk og tilsvarende ikke medfører store ekstra omkostninger til eksterne konsulenter.
4. Prioritér brugervenlighed højere end man tror
Systemer handler ikke altid bare om at have de rette funktioner. Det handler også om mennesker, for det er som oftest dem, der skal bruge systemerne og i ESDH-regi berige systemerne med den data, som ønskes journaliseret. Mange organisationer undervurderer ganske enkelt betydningen af brugeroplevelsen i et ESDH-system.
Hvis registrering af dokumenter opleves som besværlig eller tidskrævende, vil medarbejdere hurtigt forsøge at arbejde uden om systemet. Hvis systemet ikke er brugervenligt og kræver en guide eller undervisning, hver gang det skal benyttes, så vil det aldrig vinde fodfæste hos en bred skare af medarbejdere. Resultatet bliver ufuldstændig dokumentation og manglende overblik.
Derfor bør man i udvælgelsesprocessen stille spørgsmål som:
- Hvor let er det at registrere dokumenter?
- Hvor hurtigt kan medarbejdere finde relevant materiale igen?
- Hvordan fungerer systemet sammen med de værktøjer, medarbejdere allerede bruger?
Men overvej også spørgsmål som:
- Ser systemet tidssvarende ud?
- Ligner det noget, man kender i forvejen?
Adoption af systemer handler nemlig om at skabe en digital tryghed over for brugerne. Her spiller genkendelighed bl.a. en vigtig rolle. Og ligner jeres ESDH-løsning noget fra fortiden, så sender I ubevidst et signal til jeres medarbejdere om, at systemet ikke er moderne og ikke er prioriteret. Det er aldrig et godt signal, hvis I ønsker at folk skal benytte det i praksis.
En løsning, der opleves som et naturligt arbejdsredskab, bliver langt hurtigere en integreret del af organisationens hverdag.
5. Vælg en løsning der kan følge organisationens udvikling
Verden og IT-branchen er i konstant udvikling. Nye krav til digitalisering, dokumentation og samarbejde stiller løbende større krav til organisationens informationssystemer.
Når man vælger en ny ESDH-platform, bør man derfor også se fremad:
- Kan løsningen understøtte ønskede og nye arbejdsgange?
- Kan den integreres med kommende systemer?
- Kan organisationen udvikle sin brug af systemet over tid?
Et ESDH-system implementeres typisk med et perspektiv på mange år. Ofte ser vi livscyklusser på +8 år. Derfor er fleksibilitet og udviklingsmuligheder lige så vigtige som de funktioner, organisationen har behov for i dag.
Et skifte af ESDH-løsning er en større beslutning for enhver organisation. Erfaringen viser, at de mest vellykkede projekter ikke starter med teknologien, men med en klar forståelse af organisationens behov, arbejdsgange og dokumentationskrav.
For virksomheden handler valget i sidste ende om at skabe et solidt fundament for håndtering af dokumentation, beslutninger og viden.
Når løsningen understøtter organisationens arbejde i praksis, bliver ESDH-systemet ikke blot et arkiv, men nærmere en aktiv del af virksomhedens daglige drift og samarbejde.
