En aflevering til Rigsarkivet betyder, at data og dokumenter fra jeres it-systemer eller papirarkiver bliver overdraget til Rigsarkivet, som herefter har ansvaret for at opbevare dem og stille dem til rådighed for borgere, myndigheder og forskere. Det gælder data, som er vurderet bevaringsværdige – altså data, der har historisk, juridisk eller forvaltningsmæssig værdi, også efter I selv er færdige med at bruge dem.
Mange organisationer oplever, at opgaven kommer som en overraskelse, eller at den bliver større end nødvendigt, fordi forberedelsen først starter, når brevet fra Rigsarkivet lander. I dette indlæg får du svar på otte spørgsmål, som vi hos IMS har hørt fra mange af vores kunder, når deres organisation har skullet forholde sig til en rigsarkivaflevering.
Reglerne kan ændre sig over tid, så vil du selv dykke dybere ned i emnet, kan vi anbefale dig at besøge Rigsarkivets hjemmeside, hvor du kan læse nærmere.
1. Hvem skal aflevere data til Rigsarkivet?
Pligten til at aflevere gælder offentlige myndigheder og en række andre organisationer, der er omfattet af arkivloven. Det gælder blandt andet uddannelsesinstitutioner, statslige myndigheder og andre offentlige organer, hvis data Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning om. Derudover kan forskere, der skaber forskningsdata, blive kontaktet med henblik på anmeldelse og eventuel aflevering.
Om jeres organisation er forpligtet, afhænger af jeres myndighedstype og af, om Rigsarkivet har truffet en konkret bevarings- eller kassationsbeslutning for de systemer og data, I har. Er I i tvivl, er det Rigsarkivet, der kan bekræfte, om og hvornår pligten gælder for jer.
2. Hvor ofte skal man aflevere data til Rigsarkivet?
Det varierer efter systemtype og aftale. Som udgangspunkt skal it-systemer, der er omfattet af en bevaringsbeslutning, afleveres cirka hvert femte år. Nye it-systemer skal anmeldes til Rigsarkivet senest tre måneder, før de tages i brug, så Rigsarkivet kan vurdere, om systemet skal bevares. Papirarkivalier skal afleveres, inden de er 30 år gamle.
For hvert ministerieområde er der desuden aftalt en konkret tidsplan for, hvornår den enkelte organisation skal aflevere. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse, som fastlægger rækkefølgen for afleveringer i den kommende periode.
3. Hvilke data skal afleveres til Rigsarkivet?
Det, der afleveres, kaldes en arkiveringsversion – et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra it-systemet. En arkiveringsversion består af tre dele:
- Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet
- En beskrivelse af data, af systemet og af dets administrative brug
- Oplysninger om, hvordan data og dokumenter er struktureret og lagret.
Arkiveringsversionen skal følge et bestemt teknisk format, som er fastsat i en bekendtgørelse om arkiveringsversioner. Formatet gør det muligt at læse og bruge data mange år ud i fremtiden, uanset hvilket system dataene oprindeligt kom fra.
4. Hvad kræver det af jeres organisation?
Processen starter typisk med, at I modtager et brev fra Rigsarkivet om, at en aflevering skal sættes i gang. Herefter udstedes en afleveringsbestemmelse, som fastlægger indhold og tidsplan for netop jeres aflevering.
I skal derefter indsende dokumentation til godkendelse og tage stilling til, om I ønsker at forlænge den frist, hvor data bliver frit tilgængelige for offentligheden. Det kræver, at der er afsat tid og ansvar internt – både til at koordinere med Rigsarkivet og til at sikre, at de rigtige data og den rigtige dokumentation kommer med.
5. Hvad kræver det af jeres systemer og datastruktur?
Arkiveringsversionen skal testes med Rigsarkivets eget valideringsværktøj, før den kan godkendes og afleveres. Testen viser, om data og dokumentation lever op til det tekniske format, der er fastsat i bekendtgørelsen.
Jo bedre struktureret data er i det daglige system – med klare metadata, konsekvent journalisering og en ensartet mappe- og sagsopbygning – desto lettere er det at trække et udtræk, der kan bestå testen første gang. Organisationer, der har ustrukturerede eller inkonsistente data, oplever typisk, at forberedelsen til aflevering tager væsentligt længere tid.
6. Hvad kræver det af jeres leverandører?
I kan vælge selv at lave arkiveringsversionen eller få hjælp fra en it-leverandør. Er der tale om data fra jeres ESDH-løsning, er det nærliggende at høre den nuværende leverandør af jeres ESDH-system, hvordan de kan assistere jer. Rigsarkivet fører desuden en leverandørliste over leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering, og den kan alternativt bruges som udgangspunkt, når I skal vælge samarbejdspartner. Vælger I en ekstern leverandør, kan det være en god idé at indhente et konkret tilbud fra mere end én leverandør, så I kan sammenligne pris og omfang. Det gælder også, hvis leverandøren skal løse andre dele af opgaven såsom pakning, registrering eller opbevaring af arkivalier.
7. Hvad er vigtigt at være opmærksom på?
Persondata er ikke undtaget fra pligten til at aflevere. Data, som Rigsarkivet har bestemt skal bevares, skal afleveres, uanset om de indeholder personoplysninger – og de skal arkiveres, før eventuelle sletningskørsler bliver sat i gang. Det er derfor vigtigt, at jeres arbejde med GDPR og jeres forberedelse til aflevering bliver koordineret, så data ikke bliver slettet, før de er sikret.
Er data klassificerede efter sikkerhedscirkulæret, gælder der desuden særlige regler for transport og overlevering, og I skal forvente længere sagsbehandlingstid. Endelig er det værd at afsætte tid til at overveje tilgængelighedsfristen tidligt i processen – det er lettere at tage stilling til, før dokumentationen skal indsendes, end bagefter.
8. Hvad koster det?
Prisen afhænger af, hvilken type data der afleveres, og hvor meget de fylder. For digitale it-systemer opkræves der typisk et engangsbeløb per GB afleverede data til dækning af den fremtidige opbevaring, samt et timebaseret vederlag for den tid Rigsarkivet bruger på administration og sagsbehandling. For papirarkivalier opkræves der på samme måde et beløb per hyldemeter plus et timebaseret vederlag. Beløbene reguleres årligt. Her vil vi igen henvise jer til at holde jer opdateret på Rigsarkivets egen hjemmeside.
Bruger I en ekstern leverandør til dele af opgaven, kommer leverandørens pris i tillæg. Det samlede billede afhænger derfor både af datamængde, systemets kompleksitet og af, hvor meget I selv kan løse internt.
Sådan kan IMS hjælpe omkring IMS Case
En struktureret sags- og dokumenthåndtering gennem hele systemets livstid gør det markant lettere at trække en arkiveringsversion, der lever op til kravene, når afleveringstidspunktet kommer. IMS Case er bygget til at skabe overblik over sager, dokumenter og metadata i det daglige arbejde og dermed også et godt udgangspunkt, når data en dag skal afleveres til Rigsarkivet.
Har I allerede vores ESDH-system IMS Case, kan en gennemgang af jeres nuværende opsætning ofte afklare, hvor godt forberedt I er. Har I et andet ESDH-system, er I nødt til at tage snakken med jeres nuværende leverandør. Har I ikke et system i dag, kan en samtale give et billede af, hvad der skal til for at komme godt fra start. Giver det mening for jer, tager vi gerne en kort uforpligtende snak med henblik på at få afklaret, hvor jeres organisation står.
